ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE)

Poste à pourvoir par voie contractuelle dans le cadre d’un remplacement. Filière administrative. Catégorie B. Cadre d’emploi rédacteur.

Rattaché(e) au Directeur de la direction Cadre de vie, vous assurez les missions d’assistant(e) administratif(ive) pour la direction du cadre de vie, en polyvalence avec la secrétaire du service.

Missions principales : administration / gestion du personnel

Enregistrement des demandes de congés sur le logiciel E-congés ; suivi des plannings de présence/absences des agents ;
Accueil physique et téléphonique des agents (et du public éventuellement) et transmission des informations relatives à leurs demandes ;
Suivi des arrêts de maladie et des documents administratifs en lien avec la DRH ;
Déclarations des accidents de service ;
Suivi des demandes de stage non rémunérés des élèves ;
Suivi des demandes de formation des agents ; suivi du planning de formation du personnel en relation avec la DRH, les chefs de secteur et le directeur ;
Mise à jour des dossiers personnels des agents ;
Gestion des dossiers des apprentis ; transmission des informations aux maîtres d’apprentissage ;
Distribution des chèques déjeuners à tous les agents pour chaque trimestre ;
Répartition des informations ou des documents aux différents chefs d’équipe en binôme avec la secrétaire ;
Gestion des contrats des agents : assurer le suivi entre la DRH et les chefs d’équipe une fois complétés ;
Suivi de différents bordereaux pour transmission à la DRH (heures, absences, etc.) ;
Rédaction de courriers, notes,…

Activités exceptionnelles ou ponctuelles

Gestion des demandes en lien avec Signal E (mise à jour sur l’application) ;
Suivi du registre réglementaire de maintenance des aires de jeux (classement de fiches de suivi) ;
Binôme avec la secrétaire de direction.

Profil et compétences

Issu(e) d’une formation d’assistant de direction ou équivalent (BAC+2 minimum), bénéficiant d’une expérience significative dans ce domaine et idéalement en collectivité territoriale sur un poste similaire, vous disposez d’une maitrise parfaite du pack Office (Word, Excel, Outlook).
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et de l’anticipation, votre rigueur, votre réactivité et votre efficacité ainsi que pour votre souplesse et votre adaptabilité.
Vos aptitudes à travailler en équipe sont également appréciées.
Vos qualités relationnelles, d’écoute et de communication, votre sens des responsabilités et votre disponibilité sont reconnus.
Votre discrétion professionnelle et votre sens de la loyauté seront les clés de réussite à ce poste.

Conditions de travail

Lieu de travail : Cadre de vie : chemin des Coyolots

Temps Complet 37H/semaine (12 jours RTT)

Date de clôture

Le 31 octobre 2024