La société est tenue d'établir des factures pour toutes ses ventes.

Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche « Tout savoir sur la facturation ».

Une société commerciale doit tenir une comptabilité. En revanche, lorsqu'elle est soumise (de plein droit ou sur option) à un régime réel simplifié d'imposition, elle peut tenir une comptabilité simplifiée.

Qu'est ce que la comptabilité simplifiée ?

Une comptabilité simplifiée entraine les conséquences suivantes :

• Enregistrement sur les livres de trésorerie des opérations comptables à leur date de paiement ou d'encaissement
• Regroupement des informations des livres de trésorerie dans le livre-journal tous les 3 mois à la place de tous les mois
• Enregistrement non obligatoire les frais généraux accessoires réglés en espèce et représentant moins de 1 pour 1000 du chiffre d'affaires hors taxes
• Régularisation non obligatoire des charges de frais généraux récurrents sur une période inférieure à 1 mois
• Enregistrement des créances et des dettes à la clôture de l'exercice comptable
• Possibilité d'évaluer les stocks de manière simplifiée (évaluation forfaitaire, application d'un abattement correspondant à la marge pour chaque catégorie de biens...)
• Possibilité d'établir un bilan simplifié, un compte de résultat simplifié et une annexe simplifiée

Elle doit enregistrer de manière chronologique les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent son patrimoine . Elle doit également contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire.

La société peut tenir elle-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre :

La société commerciale peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut l'aider dans sa gestion (fiscalité, comptabilité, etc.). Dans ce cas, elle doit communiquer ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel elle adhère chaque année.

La société doit établir les documents comptables suivants :

• Livre-journal : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de la société sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les créances ne sont constatées qu'à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéance régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.
• Grand-livre : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.
• Manuel des procédures comptables : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôles

Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés.

Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie.

Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établis pour garantir leur contenu.

En savoir plus sur les comptes annuels

Le bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.

Le compte de résultat rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des amortissements et des provisions).

Le rapport de gestion expose la situation de la société durant l'exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants survenus entre la date de la clôture de l'exercice et la date à laquelle il est établi, ses activités en matière de recherche et de développement.

L'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.

La société doit conserver ses documents comptables et pièces justificatives au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.